信息技术与档案利用服务模式的建议

　　摘 要 通过信息技术开发利用馆藏档案，更好地服务企业生产经营的需要，使沉睡的档案在信息技术的激活下，为企业创造财富和经济效益。 

　　关键词 信息技术 档案利用 建议 

　　信息作为一种重要资源，人们对其产生价值作用的认识有了大幅提高。而档案资料作为重要的信息资源之一，它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中，由于受到时间、地域的限制，档案信息资源往往不能及时为企业及社会所用，不能真正实现档案信息资源共享，应该说这是管理技术和手段落后之故。因此，为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精”的要求，必须与时俱进，借助先进的通讯设施和技术手段，建立基层单位档案信息网络，以实现档案信息资源的共享与发展。 

　　一、基层单位档案信息资源的内涵与特点 

　　（一）基层单位档案信息资源的内涵。基层单位档案信息资源是生产经营活动和在各项管理过程中形成的、经过办理完毕和加工提炼的，对日后活动具有参考利用价值的、需要归档保存和开发利用的一切文件、资料、图表、声像和数据等信息资源的总称。它既是企业各项活动的原始记录和历史凭证，也是企业组织开展各项工作的重要基础和翔实参考，它是可再生、可共享、可凝炼的企业活动取之不尽、用之不竭的有形资产和历史财富。 

　　（二）基层单位档案信息资源的特点。档案信息资源作为企业经过加工整理形成、并被及时珍藏起来的无形资产和历史财富，与自然资源、物质资源相比，具有以下几个特点： 

　　1.档案形成具有很强的整合性，既体现了内容上的有机联系，也保持了整合中应遵循的规律。 

　　2.档案能够重复使用，其价值在使用中能得到体现。 

　　3.档案的使用具有很强的目标导向，不同的档案信息在不同的用户中体现不同的价值。 

　　4.档案的利用还具有一定的保密性，不仅受到管理权限、密级程度的影响，而且还会受到时间因素的制约。 

　　二、基层单位档案信息资源共享的基础 

　　从档案信息资源共享含义及原则分析可知，企业档案信息资源共享必须具备基本的前提条件或基础。随着社会信息化的不断发展，政务信息环境的形成，档案信息化建设的不断推进，国家相关法律规定的出台，数字化、网络化、传输方式等现代信息技术条件的逐步成熟，档案的信息资源属性与共享原则的适应等，使档案信息资源共享具备了基本条件。档案信息共享将是企业档案事业适应社会发展要求的必然趋势。 

　　（一）社会信息化的背景与发展取向。通过快速有效的信息交流，实现企业档案信息资源在最大范围内的充分共享，成为当前信息环境下档案利用的新趋势。 

　　（二）政务信息环境的初步形成。自1999年起，在全国普遍实行了政府上网工程。政务信息环境的形成为档案信息资源共享提供了条件。同时也推动了央企信息化，便捷快速的文件输送广域网化，逐步实现了基层单位与上级部门信息共享。 

　　（三）数字化、网络化、传输方式等现代信息技术条件的逐步成熟，为信息的大范围共享及至全球共享提供了必要的技术条件。因为档案信息资源具有内向型、机密性等特点，所以，这必然要求共享的实施过程始终具有高度的可靠性和安全性，而数字签名技术、信息加密技术、防火墙技术、防病毒技术等为此提供了技术保障。 

　　（四）档案的信息资源属性与共享原则的适应和关系。“现在，从信息角度来研究档案，那么档案的本质就是一种信息，这种信息具有原始记录的属性。”随着企业政务信息化、办公自动化建设的深入发展，企业档案信息化工作势在必行；馆藏档案数字化、信息化和服务利用网络化，已成为企业大部分档案信息会随着时间的推移不断扩充，并且可以通过各种方式进行传递。此外，档案信息还有一个重要特征就是可分享性，即同样的信息可以同时被许多人利用，而且利用的人越多，档案实现价值的程度就越大。档案信息的一般属性决定了档案部门必须充分开发档案信息资源，提供共享程度，让档案信息在最大范围内发挥作用，为企业创造更多的财富和价值。 

　　（五）建立企业档案信息中心实现利益最大化，矿山企业档案信息资源建设是企业档案信息开发利用、实现上下共享与发展的根本，离开了档案信息资源就无法谈档案信息的开发利用和共享，做好档案信息资源建设工作是档案信息资源开发利用共享与发展的关键。从企业各职能部门产生档案，接着进入企业档案信息中心编研，需要保管的由档案部门存储、保管；另一部分具有可开发利用价值的进入档案整理，进行开发以备利用。通过对档案信息资源的采集、组织、开发和在生产过程，集中一定的人力、财力和物力资源，采用计划、协调、控制等手段来实现档案信息资源的增值。到此，结束档案信息流的第一次分流。然后，经过档案整理、处置产生具有增值的档案信息进入档案查询利用服务阶段，主要负责信息传播与服务，以及专门进行数据分析等信息将咨询，最后，分别面向企业所属各单位及集团上下的不同需求，档案信息产生了第二次分流，抵达用户端。这样，企业档案信息中心就构成了单循环的档案信息链，并为档案用户群提供了档案信息资源共享平台。 

　　三、网络时代企业档案信息资源发展的对策 

　　作为基层单位，要以发展的眼光来看，馆藏信息的布局应达到更为合理的布局，高效率的利用。 

　　（一）运用现代管理、信息处理技术和计算机技术。对档案实体信息和内容信息进行编目、整序，实现多次文献信息和档案全文信息的数字化，进而建立内容丰富和各具特色的档案信息数据库。 

　　（二）成立档案目录中心、档案缩微中心、综合性档案信息数据库、档案网站和数字档案室等。实现档案信息资源的互通有无、优势互补，打破档案信息的条块分割，加强档案室及其它部门之间的联合，实现档案信息资源的共享。 

　　（三）加强电子文件和其它载体归档管理。应加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作指导，保证各部门产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。随着办公自动化的普及，档案的载体已呈现多样化。以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急剧增加，它们的保管、使用同纸质档案发生了根本变化；磁性材料主要有录像带、录音带、唱片、电影胶片、机读磁盘（软盘）等。其保管方法为：防磁，具体措施是，把磁带放入金属柜中保存，磁带库要远离散射磁场，周围不能有变压器、电动机、电视机等电气设备平放。如果外包装盒较软，平放时不要叠压太多，以免压坏磁带，定期检查。光盘材料的保管方法，光盘存贮作为一种新的档案信息存贮手段，具有记录密度高、存贮容量大、数据传输速度快、保管空间小等优点。其保管方法为：减少使用；保持清洁，防止标记面机械划伤；调控温、湿度；保存光盘较适宜的温度范围是14℃～24℃，湿度范围为45%～60%，温度变化范围应低于5%。同时需要，进一步加强档案人员技术培训工作，以提高其专业技术水平和政治素质。

　　（四）丰富馆藏，重视编研。当今世界已进入信息时代，档案作为信息资源，长期以来一直处于封闭状态。随着档案事业的发展，档案信息资源收集、整理、开发、利用得如何已成为衡量一个单位管理水平的标志之一。因此，丰富馆藏、开发信息资源、开展编研工作也就成为企业档案工作的一项重要内容。这项工作做得好，档案工作也就能尽快从被动转为主动，从管理型转为开发型、服务型。 

　　基层单位档案信息资源建设正处在一个新的发展阶段，建立具有现代企业特色档案资源建设的管理体制。进入网络时代，人类社会开始步入“全球信息一体化”，基层单位档案部门正沿着信息化、网络化、现代化发展。在网络环境下，正确处理企业档案信息资源共享与发展的关系除应遵循传统档案室条件下的实用性、系统性和协调性原则外，必须遵循共享性、专业性、安全保密性和特色化原则。由此，才能更好实现档案信息资源共享与发展。