信息化背景下高校图书馆档案共享模式研究(2)

　　2.3 高校图书馆档案馆际共享模式
　　图书馆档案馆际共享模式策略是以打破高校图书馆间“贫富差距”，构建海量分布式档案资源库群、统一的档案知识型管理平台，实现图书馆馆际间合作共赢的泛合作型共享模式。档案馆际共享模式能有效地进行业务部门档案交流、创新服务档案的价值评估和图书馆学术交流。共享策略的目的是节约馆际合作交流成本，提供馆际合作成功案例，使区域的发展不平衡具体方面得以量化表现，采取“跟随战略”使落后的高校图书馆发展有所借鉴。特别是针对高校图书馆的评估要求可以有依据地适度调整，针对高效益低成本创新特色服务能迅速推广，针对高效价值的服务体系由国家层面的统筹规划投入从而缩小地域性差距。
　　3 高校图书馆档案实现信息化共享的措施要求
　　3.1 档案信息化共享的硬件设施要求
　　档案共享硬件设施要求数据库分布式管理存储、有集中安全的异地备份。档案虽然提供查阅功能，但并不是所有范畴的档案都可以完成公开。分布管理存储使数字档案具有地域性的存放地点，可以有效地保护档案安全性，有效防范系统维护人员登录档案存储设备服务器，有效地保护档案共享范围。利用异地加密的备份手段，可以规避突发情况下档案存储数据库遭受灾难性打击，加快重建修复进度，确保档案管理系统可靠运行。
　　3.2 档案信息化共享的技术平台要求
　　本着节约成本，缩短开发周期出发，利用开源系统如Dspace等为基础平台，对档案管理平台进行配置和二次开发。技术平台重点是优化检索方式，简化档案录入提交的步骤，达到易录优检的效果。通过爬虫技术提取有效的关键词，组合档案录入时设置的主题词进行爬虫检索。以明晰的（档案前期的）需求分析进行相关检索，使检索结果以完整的连续存档显示。当存档部分内容有等级限制时，可通过用户级别进行隐性显示，以方便用户知晓并提出查考申请，经核准后，单独进行档案传递推送。
　　3.3 档案信息化共享的标准化要求
　　文档、音频、图片的档案存储相对于目前存储设备容量不构成负担，如何完整记录保存才是关键之所在，因此，档案信息化过程中需要执行标准化规范。真实地实时记录档案，并对档案进行跟踪记录，确保档案的完整性以方便档案的查考。引入“标准化”可以通过平台设计来量化档案录入的元数据量。“标准化”过程是通过实践让“标准”不停修正的过程，并通过平台管理应用强制执行的过程。在档案分类、分级和鉴定等量化过程需要平台以“标准化”的规范，在界面上设定简单可视符合思维逻辑判定的布局。
　　3.4 档案信息化共享对建档馆员的素质要求
　　馆员参与档案信息化建档的过程主要是把档案信息知识化的过程。规范培训内容及流程，加强归档工作的日常化、分类的规范化，适度放宽分布式参与程度，使馆员在归档交流中以常态化进行建档管理。特别在档案保密分级制度和对档案完整性的概念理解上，对完整的档案进行合理拆分提交，并对拆分各部分进行分级保护，达到档案内容分级保护的效果。馆员参与档案的建档、管理及评价有利于馆员自身业务服务水平的提高，有利于档案价值的传递推广。建档共享过程也是馆员相互学习促进的过程，达到相互共赢的目的。
　　3.5 数字档案原始性的存储技术要求
　　确保数字档案的原始性是档案管理最为核心的保护技术之一。解决的办法是依赖开放性Linux操作系统的用户权限功能，在数字档案在归档后，让系统定时对数字档案进行写权限的提升，禁止用户对数字档案进行修改增删操作。通过分布式存储技术，使存储与系统平台物理存放分离，并限定存储服务器的Root用户只能在存储服务器上登录，杜绝Root权限人员通过网络远程操作对档案进行修改增删。当需要对档案进行修改增删操作时，应视为档案进行“二次归档”的相关活动，应保留记录体现数字档案原始性。
　　4 通过信息化共享构建高校图书馆档案价值体系
　　明确档案管理的价值体系是执行高校图书馆档案管理共享理念前提。便利的获取方式，档案真实有效，数据原始且具有连续性，突显档案利用价值，并通过价值观来确定服务观。在图书馆数字化建设阶段，倾向追求读者服务为主的服务价值而忽视自身发展服务价值，目前应考虑图书馆自身发展需要，使馆员素质及图书馆自身能够稳定均衡发展，再进行下轮创新服务的发展。高校图书馆档案价值可从权威、考核及监督三个方面构建价值体系。
　　4.1 通过网络分布式数据库管理构建权威价值体系
　　高校图书馆档案分布式数据元收集的完整性体现档案考查核心价值。从归档的严谨角度，收集元数据不可修改只能追加，体现档案原始性的同时，也继承了档案文件的记录性，再现历史真实面貌的原始文献理念。通过丰富原始性数据积累为档案研究利用提供数据挖掘的条件。来源正统的权威性价值档案，让研究分析起点上建立在成功因子之上，使分布式数据档案管理得以进入良性发展。
　　4.2 通过网络信息化环境构建考核价值体系
　　高校图书馆业务档案有效记录图书馆服务质量和馆员工作成绩并进行量化管理，并作为绩效考核、高校教学评估图书馆考核的统计数据来源、新服务立项和院系专业改革等跟踪考核。在网络信息化的环境下，构建全面的参与评价考核机制，全面参与有利于考核价值的合理性和客观性，让考核价值体系在依托档案管理下公正地产生合理激励效果，考核价值体系也有利于指导档案归案细节。在档案管理和考核相互作用下，使档案管理制度及规范章程“标准化”，为“标准化”的可复制性创造条件。
　　4.3 通过网络信息化公开构建监督价值体系
　　高校图书馆档案共享平台有效监管高校图书馆投资、设备选购、新馆建设等发展项目。利用档案管理建立资金投入效益最大化为目的的监督机制，有利于图书馆集思广益、少犯错误和节能减排规避浪费。以自下而上的修正执行监督，能有效制约权力垄断格局，推进民主参与的进程。在图书馆改革修正的道路上，起到保驾护航的监管。明晰的档案管理的监督价值体系，让图书馆在有序合理、与时俱进的惯性下高速高效地发展。
　　5 结 语
　　利用分布式管理存储方式，隐性扩大档案管理队伍；利用评价鉴定功能，引入考核机制；利用共享服务特性，加强监督，优化硬件设备和人力资源配置，创建泛合作模式，从而实现图书馆档案管理在信息化潮流中良性发展。档案管理作为档案学的实践活动中的一部分，如果孤立研究很难在应用方面有所发展。高校信息化环境优越，高校档案馆与图书馆为同级并列单位，使高校图书馆的档案应用可以在小范围试验出更多的宝贵经验，有助于推进档案学在信息化管理领域的研究。
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