浅谈档案工作中的信息化数据库建设(2)

　　数字化是指把一切信息都变成只用O和1这两个数字组成的、用不连续的数位表示的二进制代码。档案信息数字化是指为了使纸质档案、音像档案等以传统载体形式承载的档案信息能够通过计算机进行管理的提供利用，而利用高速扫描技术、数据压缩技术等信息处理手段，将其进行转换处理，形成数字信息，并以数字代码方式存储起来。这些数字信息可以通过计算机进行操作处理，通过网络进行传输。纸质档案、音像档案等各种载体的档案都可以以文本文件格式、图像文件格式，音频文件格式或视频文件格式转换成数字信息。
　　2、电子文件的收集归档
　　随着计算机技术与办公自动化技术的结合，诞生了一个新生儿一电子文件。电子文件一经产生其信息就是以数字代码形式表达。所以在功能上电子文件等同于经过数字化处理的文件。由此，直接在计算机中生成和处理的电子文件是重要的档案信息来源。
　　（三）数据录入
　　将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录入过程需要较严格的校对审核。如审查字段的数据形式是否正确；字段长度与确定的结构长度是否符合；各种标识符号是否有误等。这其中可能包括对不同格式的数据进行转换。
　　（四）数据库的完善
　　由于计算机硬件能力奇迹般地不断更新，计算机技术爆炸般地迅猛发展，数据库系统发生着剧烈的变化。虽然它的基本组成部分仍然是数据、软件和硬件，但是它们的范围、规模和复杂性都大大地扩展了。数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，是信息系统的核心。因此把数据库建设作为当前档案信息发布的核心工作，档案数据库建设越有成效，档案信息管理与服务也就越有保证。
　　四、档案信息数据库建设对档案管理工作的影响
　　档案信息数据库建设，意味着在信息社会中档案管理工作开始涉及各类相关的技术问题，档案工作开始大规模引进现代技术。从长远看，档案信息数据库建设的发展就是档案信息化建设的推进，其间涉及数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定，存储、保管、保护，检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。档案信息数据库建设将对相应的档案管理工作产生各种影响，使之在一定程度上发生某些变化。
　　（一）内部调整：相关档案业务环节的调整？
　　1、简化整理工作
　　整理工作是采用一系列方法使档案有序化，解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，便于档案实体管理与查找利用。由于采用计算机自动化检索，可以方便地找到指定的文件，过细的整理工作已失去存在的意义，而且整理过程中对档案的装订加工也是对档案载体和原始性的一种损害。为此必须简化整理工作使之简明实用，档案整理只要做到在充分尊重文件形成的自然形态的基础上保持文件之间的内在联系，不必强求外观上的整齐划一，而且整理工作的重点应放为档案计算机检索系统或管理系统做好数据准备上。
　　2、深化检索工作
　　在数据库环境下，档案信息检索这一工作环节日趋重要。它决定了数字档案信息的著标引及存储，因此要进一步深化档案检索工作，为利用者提供高效的信息服务。
　　3、研究和实现数字档案信息的保管保护工作
　　由于数字档案信息的存储载体占用空间较小，利于档案库房管理。但是，数字档案信息的存储载体在其保管条件上又有不同于纸质档案的特别要求，包括必须存放在专用库房中，对库内温湿度进行严格控制。配置防尘、除尘，防磁场和电场的设施。对于使用设备必须严格防范计算机病毒，传统的裱糊、杀虫等纸质档案保护手段已失去意义。这些数字档案信息的存储、管理都是档案保管保护工作的新课题。解决这些新课题既要建立新的管理理论、标准和方法，又要采用先进技术手段。
　　（二）外部重组：文档一体化及其实现
　　文档一体化就是把文件管理与档案管理两个管理管理衔接起来，整合到一个管理系统之中，对文件生命周期的全过程进行统一控制和管理。在电子信息化环境中，文件与档案之间不再有明显的界限，电子文件有可能终其一生就数据库中形成、流转与消亡。所以档案管理工作要向前端延伸，实现文档一体化。另外，为了认证电子文件的原始性与可靠性，也要依靠文档一体化的实现，以便能够清晰地记录和反映某一份电子文件形成和办理的全部动态过程及相关的背景信息。“文档一体化流程不只是文件管理与档案管理的简单对接，而应该是一种管理变革，是以现代信息技术为手段，对机关、企业、事业单位及各种组织中文件信息流的重新组织，是一个业务流程重组的过程。”