采购合同的管理与风险控制(2)

　　（5）商品验收办法
　　合同中要具体规定验收商品的办法、期限和地点，细化验收标准。对于需要安装调试的设备，应约定以安装调试成功后视为交付完成。
　　（6）违约责任
　　合同一方不履约，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负担相应责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定违约事项以及解决方式，以此来维护自己的合法权益。供应商有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：
　　①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；
　　②不按合同中规定的商品质量标准交货；
　　③逾期发送商品。
　　（7）合同的变更和解除条件
　　合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，如果需要变更或解除合同需要通过什么手续等。
　　（8）合同附件
　　合同附件中可以增加配置清单、技术参数以及售后承诺等内容，确保合同可以准确无误的反映出采购谈判的所有内容。
　　此外，采购合同应视采购货物的实际情况，增加若干具体的补充规定，使合同更切实际，行之有效。
　　三、采购合同中期的风险管控
　　采购合同的中期管理主要是指采购合同的履行过程的管理，这里主要是指合同在履行过程中可能会出现的合同变更管理、合同纠纷管理以及合同付款管理。
　　1.合同变更管理
　　首先，企业应当遵循诚实守信原则严格履行合同，合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动是否能顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同的执行管理，信守合同，有利于树立良好的企业形象。
　　其次，在合同履行过程中发现显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致企业利益受损，应当及时与对方协商，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。
　　2.合同纠纷管理
　　企业在履行合同中发生纠纷的，应当依据合同约定或国家法律法规、行业规定，及时与对方当事人协商并按规定权限和程序解决问题。合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议。合同纠纷经协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
　　3.合同付款管理
　　企业财会部门应当根据合同条款，审核后办理结算业务。在付款审核过程中，财会部门需审核发票、合同、入库单等单据，加强对发票真实性、合法性的审核。未按合同条款履约的，或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告。
　　四、采购合同后期的风险管控
　　采购合同的后期管理主要是指采购合同的档案管理，这里主要是指合同在履行完成后，对合同进行分类归档管理。
　　首先，合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况，实行合同的全过程封闭管理。合同档案可以包括招标资料、采购合同、验收报告等相关资料，便于后期采购合同信息的查询，为其他类似采购提供信息支持。另外所存资料应均为原件。
　　其次，企业应当建立合同履行情况评估制度，每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现的合同履行中存在的不足，可以及时加以改进。
　　企业在签订采购合同时，应注意合同的资格和条款审查，适时建立自己的标准采购合同，这样在规范了采购流程的同时，也使采购工作严谨而不失灵活；在降低采购风险的同时，也提高了采购工作效率。在合同履行过程中，应随时关注合同执行进度，适时行使自己的合法权利，严格按照合同条款执行，确保合同得到全面、适当的履行，以减少执行合同的风险。最后企业还应加强采购合同的后期管理，通过对合同的归档分析，及时总结经验，可以进一步降低以后出现的合同风险，提高合同管理水平。