图书馆学五定律对综合档案馆科学发展的启示(3)

 
　　（一）综合档案馆的发展具有继承性，是一个前后相继的过程。在今天，面对综合档案馆由传统向现代的历史性嬗变，我们应坚持科学原则，对传统采取批判继承的态度，在批判中继承，在继承中扬弃。具体来说，其在演化历程中求稳怕乱、安于现状、官本位突出、过于强调档案馆的机密性和政治性、对社会公众的需求响应不足等方面的观念和做法应该迅速加以批判、革除，而其重视档案保护和安全、重视人才建设、重视与政府的关系等优良传统则应为我们继承和发扬。对档案馆传统的批判、继承既能为综合档案馆的前进提供必要的理论和实践参考，又能减少其在新形势下可能遭遇的挫折与风险，提高综合档案馆发展的整体效能。
 
　　（二）准确把握综合档案馆所处的生命周期及其环境，及时调整内部因子及加强与环境的互动，增强综合档案馆的进化力和发展力。我国真正国家意义上的综合档案馆自上世纪50年代中期起步以来，历经若干阶段，目前正进入快速成长期向繁荣期的过渡阶段。近60年来，随着环境的不断变化，我国综合档案馆的面貌发生了很大变化。适应于社会主义政权初兴待立以及建国初期国民经济建设的需要，20世纪50-60年代，我国综合档案馆践行的主要是服务于党和政府的方针，仍带有较强的封闭性；20世纪80年代，应市场经济和改革开放的要求，我国档案界提出了开放历史档案的战略举措，使得综合档案馆迅速由封闭走向开放；2004年，随着温家宝总理提出建立“服务型政府”的目标，我国综合档案馆又跨入了向公共服务型档案馆转型的行列；随着信息技术的广泛应用，数字档案馆风起云涌，从而又使综合档案馆朝着复合形态的方向迈进。这既是综合档案馆不断调整内部生态因子以适应环境变化的体现，同时也深刻地表明综合档案馆紧随环境变迁，动态调整自我定位、基本形态，适时丰富内在功能的极端重要性。而今，随着全球化、信息化的纵深发展，我国综合档案馆面临的环境更加复杂多变，其只有深入洞察、密切关注环境的变化，始终保持开放和改革的姿态与势头，加强对内部结构的调整，促进与环境之间的物质、能量和信息交换，才能保证内在生命机体的健康和机能的有效运作，才能保持强劲的活力和创造性，持续提升对环境的适应度，为社会、经济、文化等领域的建设做出更大的贡献。
 
　　*本文系国家社科基金项目“网络环境下国家综合档案馆生态位优化研究”阶段性成果，批准号：12XTQ015。
 
　　注释：
 
　　①吴宝康，丁永奎.当代中国档案学论[M].北京：档案出版社，1988：330-333.
 
　　②方利群.图书馆学五定律的思考和应用[J].福建教育学院学报，2008（1）：113.
 
　　③李珍.中外档案利用工作现状及其原因浅析[EB/OL].http：//blog.sina.com.cn/s/blog_599ea7890102e5lo.html
 
　　④韩玉梅，张恩庆，黄坤坊.外国档案管理概论[M].北京：档案出版社，1987：145-153.
 
　　⑤裴古英.试论阮冈纳赞“图书馆学五定律”[J].科技情报开发与经济，2008.18（1）：38.
 
　　⑥白鹤举，黄子辉.论高校学生申诉救济制度的构建[J].中国成人教育，2007（8）：42.
 
　　⑦窦潮，赵敏.高校图书馆读者申诉权的实现[J].江西图书馆学刊，2006.36（3）：123.
 
　　⑧罗富敬.对我国三十年档案开放期限的思考[J].山西档案，2009（5）：38.
 
　　⑨宋瑞.对图书馆新老五定律的反思[J].湛江海洋大学学报，2003.23（5）：126.
 
②同理，对于具有公共性质的综合档案馆而言，“档案是为了利用的”，也应该成为其发展的最高宗旨。因为从根本上讲，就如谢伦伯格所说的，“档案部门进行各种努力的目的，就是把有价值的文件保存下来，并使它可供利用”，档案的价值唯有通过社会各方面的利用才能实现；而利用者只有通过利用档案取得了经济、文化等效益，才会加深对档案与档案工作重要性的认识，增强档案意识，积极关心和支持档案部门的工作。③从这个角度出发，档案馆收藏保管的一切档案都是为了利用而且是可以利用的，只是档案馆的档案由于在来源、效用等方面的特殊性，不能像图书馆的文献资料那样对所有读者开放，而存在利用时限和利用对象等方面的限制而已。
 
　　正是看到了档案的这些特性以及历史上对档案过度保密而产生的种种弊端，近代以来，世界各国在建设档案馆时都非常注重对档案的开放利用，不仅在学理上深刻阐释档案开放的重要性，更是纷纷通过立法的形式将其置于国家意志的高度。早在1790年9月，法国国民会议批准的国家档案馆条例就规定，国家档案馆每周向公众开放3天，每个法国公民在每周的固定日期和规定的钟点内，都可以进入档案馆亲自查阅他所需要的文件。其后法国国民公会又在1794年著名的《穑月七日档案法令》中提出了档案开放原则。④这一档案领域的“人权宣言”随之被世界各国档案部门所普遍接受，并在国家档案馆领域广泛实施。我国继1980年做出开放历史档案的决定后，1983年，国家档案局在其发布的《档案馆工作通则》中又强调档案馆要“通过多种方式，积极地开展档案资料的利用工作”，1987年颁布、1996年修正的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）也规定：“档案工作…，（要）便于社会各方面的利用”，“档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。”
 
　　可以说，国家档案开放制度的顶层设计以及先进国家对“档案是为了利用的”理念的贯彻及其带来的国家档案馆事业的快速进步为我国综合档案馆的发展指引了方向。随着对档案开放利用的认识和实践的不断深化，我国综合档案馆的档案利用工作得到了巨大改观。但仔细观察，我国综合档案馆重保管轻利用的思想依然根深蒂固，开放利用力度不够、范围不广的问题依然突出，这与信息化时代和市场经济条件下日益多元、广阔的社会需求还有不小差距。要破除这种不利影响，实现“档案是为了利用的”这一宗旨，综合档案馆要持续推进发展理念的转型。应该看到，综合档案馆对档案利用认识不到位，其重要根源就在于对档案多元价值以及综合档案馆发展的终极目标认识的欠缺或偏差，过于强调档案的政治性和保密性，对社会各方面的利用重视不足。因此，一方面要积极学习图书馆及世界先进国家档案馆在档案利用方面的理念、做法，切实转变对档案政治价值的单一认识，全面认识新形势下档案在社会文化、经济、生态建设等多个层面的价值，将档案馆工作纳入到社会公共服务事业中去。另一方面，要切实实现从“档案本位”向“用户本位”的转变。只有深刻认识到综合档案馆的档案是为了促进用户的全面、协调、可持续发展这一终极目标，才能将档案的利用摆在突出位置；广大档案馆人也才能在思想和行动上将用户的需求作为综合档案馆发展的立足点和出发点，以提供利用为档案馆发展的重点。
 
　　二、启示之二：每个用户有其档案
 
　　图书馆学五定律的第二条“每个读者有其书”是由第一定律推导而来的，旨在强调书不是供选定的少数人使用的，而是为所有人使用的。⑤运用到综合档案馆领域，可阐述为“每个用户有其档案”。综合档案馆保管、收藏的绝大部分是公共档案，其理应为全社会成员所共有、共享和共用。人人都有利用综合档案馆档案资源的权利，这是由综合档案馆的内在本质所决定的，同时也是现代文明的共同诉求。这就意味着在综合档案馆的发展进程中，应充分树立公共、平等理念，公平对待每一位用户。但长期以来，由于历史文化的影响以及体制等方面的原因，我国各级综合档案馆实行的是“差别化”的服务策略，多以政府为主，而对普通公众的档案诉求则重视不够，甚至有意忽视其利用档案信息的权利，这种局面虽然近年来有了很大的改进，但与民主、公民社会要求的“每个用户有其档案”仍有很大差距。欲改变这种状况，需要我们从以下方面努力：
 
　　（一）尊重每一位用户使用档案的权利，平等对待每一位用户。综合档案馆应深刻认识到其作为政府职能的延伸或补充，天生具有公共服务机构的性质，开展无差别的服务，平等对待并满足每一个用户的正当需求，是综合档案馆的基本义务，同时也是国家档案法律和政策的要求，更是民主化、信息化社会民众信息权利、意识高涨带来的必然趋势。只有平等对待每一位用户，不管其性别、年龄、出身、受教育程度、工作单位等因素如何，都能得到平等对待和积极响应，综合档案馆存在的合理性和正当性才有充分的保障，综合档案馆发展也才能获得最广泛的社会支持。
 
　　（二）建立用户申诉和救济制度。“有权利必有救济”，英国法学家韦德曾精辟地指出这一点。换言之，没有救济的权利是没有保障的权利，没有救济也就没有权利。⑥针对用户在查档过程中遭遇的违规待遇无从解决的困境，比如，禁止查档用档、乱收费等，应在国家档案局的领导下，一方面制定专门的用户申诉救济制度，包括界定申诉范围、制定申诉程序、具体的救济方式等；另一方面设立受理用户申诉的机构。⑦为用户提供维权渠道，提高其自我保护意识。唯此，才能让用户平等享有和利用公共档案资源的权利得到切实保障。
 
　　三、启示之三：每份档案有其用户
 
　　图书馆学五定律中的第三定律“每本书有其读者”是对第二定律的补充，旨在告诉图书馆要“为书找人”，寻求书与人之间的匹配契合，提高图书利用率。其启示综合档案馆：“每份档案有其用户”。这一定律的精神实质就是要求综合档案馆开展主动服务，积极为档案寻找用户，使每一份档案都能得到有效利用。这告诉我们，在信息时代档案利用选择多元化、竞争日益激烈的态势下，坐等用户上门、重保管轻利用的传统档案管理和服务模式亟需改变，综合档案馆要主动出击，积极为档案寻找用户，开拓用户市场。
 
　　（一）紧跟社会需求，拓展服务形式和内容。社会需求是实现每份档案有其用户的基本前提，决定了档案馆档案开发利用的深度和广度。不同时代的用户需求不同，综合档案馆的服务形式和内容也就不同，这就要求综合档案馆及时调整服务方式和渠道，挖掘新的服务内容，从而推动馆藏档案价值的充分实现。以当下而言，随着社会信息化的纵深发展以及广大社会公众信息意识、素质的快速提升，社会经济、文化、科技、教育、民生等领域对档案服务不断提出新的需求，为综合档案馆实现“每份档案有其用户”创造了新的历史契机，综合档案馆应紧紧抓住这种机会，大胆创新，大力开展民生服务、知识服务、远程服务、移动服务等新的服务内容和形式，以深化对档案资源的开发和利用。
 
　　（二）加强营销宣传，开拓和吸引档案用户。为最大限度促成每一份档案都能得到利用，综合档案馆除了要善于发现需求之外，还需在日常经营服务中大力引进市场营销观念，主动面向社会推销自我，对用户的档案消费行为施加影响，挖掘用户的潜在需求。这既是适应市场经济运作的必然选择，也是社会发展对综合档案馆的客观要求。在新的历史条件下，综合档案馆要积极利用网络、电视、报纸等媒体，开展各种各样的宣传营销活动，打动各界用户，吸引他们走进档案馆的大门，以使其潜在需求转化为现实需求。
 
　　（三）加强档案开放工作，缩短档案封闭期。纵观世界主要国家的档案事业，缩短档案的保密期限已是国家档案馆发展的基本趋势，同时也成为保障每份档案有其用户的根本前提。当前，我国各级综合档案馆实施档案开放遵照的主要是《档案法》中“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放”等规定。客观地看，这些规定放在今天已经显得与时代脱轨。不仅导致有些需要且能够开放的档案不能及时公开、利用，同时也与《政府信息公开条例》的相关规定相冲突，需要及时做出调整或灵活处理。如针对属于主动公开范围的政府信息，综合档案馆可以采取折中办法，针对入馆前已经开放利用的档案，通过鉴定确定保管期限，而不再设封闭期，直接开放利用。⑧而对入馆前未经利用的有保存价值的档案，鉴定划定保管期限后，可将不涉及国家安全和社会秩序、私人秘密、商业工业秘密、科研秘密、国家领导和公众领袖秘密的部分予以“最短封闭期”，④以使其尽早公之于众，为广大档案用户所熟悉和享用。
 
　　四、启示之四：节约用户时间
 
　　阮冈纳赞的五定律之四“节约读者时间”，意在强调服务效率和质量，想用户之所想，急用户之所急。在综合档案馆的服务中，同样应该“节约用户时间”。档案服务的方便程度是决定档案能否被有效利用的关键因素之一。在生活节奏不断加快的今天，“快、准、便、省”成了档案服务的时代要求和用户的普遍心理，综合档案馆能否赢得大众青睐，很大程度上取决于能否迎合这一心理。综合档案馆要实现“快、准、便、省”，为用户节约时间，除了要加强时效观念、树立以用户为中心的理念外，还应做好以下工作：
 
　　（一）完善档案馆检索工具体系，建立丰富的档案目录体系和检索体系，尤其要加速构建集多种检索途径于一体的计算机检索平台，提高对档案信息的检全率和检准率。
 
　　（二）加强档案资源建设。这里的建设既有存量的增加和结构的改善，更重要的是要积极应用现代信息技术，改变档案资源封闭运营的态势，推动数字档案馆建设，实现档案资源的馆际乃至全国共享，打破时空限制，实现跨地域全天候地访问查档，增强档案信息的易获取性。
 
　　（三）大力运用新技术（如QQ、Email、BBS、微博、移动电话），创新服务手段和服务模式，努力开展远程服务、推送服务、集成服务等，提高综合档案馆的服务效率和响应速度。
 
　　（四）开展用户培训，提升其获取档案信息的能力。用户培训是综合档案馆优化用户档案素质和技能，提高用户获取档案信息能力的重要举措。考虑到综合档案馆的实际，对全体用户培训难以实现，可以仔细分析用户群，比对筛选出“长期用户”、“老用户”重点培训，便于他们熟悉馆藏资源，掌握检索系统操作，达到全程自助查档用档之成效。
 
　　五、启示之五：档案馆是一个生长着的有机体
 
　　阮冈纳赞认为“图书馆是一个生长着的有机体”，图书馆的形态是不断完善的，经历了古代藏书楼、近代图书馆、现代图书馆的发展阶段，如今正朝着数字图书馆，虚拟图书馆的方向发展。⑨从生态学的角度看，综合档案馆与图书馆一样，也是一个生长着的有机体。这包含了以下几层意思：一是综合档案馆是一个有机系统，内部因子之间及其与外部环境之间存在着多种错综复杂的联系；二是综合档案馆是一个生命智能体，具有产生、成长、繁荣、衰退和消亡的生命周期，并且在演化过程中能根据环境的变化而不断调整自己的定位、制度、职能、结构及价值追求等。这就意味着：
 
　　（一）综合档案馆的发展具有继承性，是一个前后相继的过程。在今天，面对综合档案馆由传统向现代的历史性嬗变，我们应坚持科学原则，对传统采取批判继承的态度，在批判中继承，在继承中扬弃。具体来说，其在演化历程中求稳怕乱、安于现状、官本位突出、过于强调档案馆的机密性和政治性、对社会公众的需求响应不足等方面的观念和做法应该迅速加以批判、革除，而其重视档案保护和安全、重视人才建设、重视与政府的关系等优良传统则应为我们继承和发扬。对档案馆传统的批判、继承既能为综合档案馆的前进提供必要的理论和实践参考，又能减少其在新形势下可能遭遇的挫折与风险，提高综合档案馆发展的整体效能。
 
　　（二）准确把握综合档案馆所处的生命周期及其环境，及时调整内部因子及加强与环境的互动，增强综合档案馆的进化力和发展力。我国真正国家意义上的综合档案馆自上世纪50年代中期起步以来，历经若干阶段，目前正进入快速成长期向繁荣期的过渡阶段。近60年来，随着环境的不断变化，我国综合档案馆的面貌发生了很大变化。适应于社会主义政权初兴待立以及建国初期国民经济建设的需要，20世纪50-60年代，我国综合档案馆践行的主要是服务于党和政府的方针，仍带有较强的封闭性；20世纪80年代，应市场经济和改革开放的要求，我国档案界提出了开放历史档案的战略举措，使得综合档案馆迅速由封闭走向开放；2004年，随着温家宝总理提出建立“服务型政府”的目标，我国综合档案馆又跨入了向公共服务型档案馆转型的行列；随着信息技术的广泛应用，数字档案馆风起云涌，从而又使综合档案馆朝着复合形态的方向迈进。这既是综合档案馆不断调整内部生态因子以适应环境变化的体现，同时也深刻地表明综合档案馆紧随环境变迁，动态调整自我定位、基本形态，适时丰富内在功能的极端重要性。而今，随着全球化、信息化的纵深发展，我国综合档案馆面临的环境更加复杂多变，其只有深入洞察、密切关注环境的变化，始终保持开放和改革的姿态与势头，加强对内部结构的调整，促进与环境之间的物质、能量和信息交换，才能保证内在生命机体的健康和机能的有效运作，才能保持强劲的活力和创造性，持续提升对环境的适应度，为社会、经济、文化等领域的建设做出更大的贡献。
 
　　*本文系国家社科基金项目“网络环境下国家综合档案馆生态位优化研究”阶段性成果，批准号：12XTQ015。
 
　　注释：
 
　　①吴宝康，丁永奎.当代中国档案学论[M].北京：档案出版社，1988：330-333.
 
　　②方利群.图书馆学五定律的思考和应用[J].福建教育学院学报，2008（1）：113.
 
　　③李珍.中外档案利用工作现状及其原因浅析[EB/OL].http：//blog.sina.com.cn/s/blog_599ea7890102e5lo.html
 
　　④韩玉梅，张恩庆，黄坤坊.外国档案管理概论[M].北京：档案出版社，1987：145-153.
 
　　⑤裴古英.试论阮冈纳赞“图书馆学五定律”[J].科技情报开发与经济，2008.18（1）：38.
 
　　⑥白鹤举，黄子辉.论高校学生申诉救济制度的构建[J].中国成人教育，2007（8）：42.
 
　　⑦窦潮，赵敏.高校图书馆读者申诉权的实现[J].江西图书馆学刊，2006.36（3）：123.
 
　　⑧罗富敬.对我国三十年档案开放期限的思考[J].山西档案，2009（5）：38.
 
　　⑨宋瑞.对图书馆新老五定律的反思[J].湛江海洋大学学报，2003.23（5）：126.