煤炭企业物资采购成本的控制途径(2)

　　1.需货单位填写“物资采购计划申请表”，办理申请手续，“申请表”是通知物资部门进行采购活动的一种业务凭证，由申请需货单位的负责人签字后，送交物资公司编汇采购计划，使每一次采购业务都能有相应的依据，并建立在有计划的基础上。这样做可防止盲目采购、重叠积压物资，节约使用资金，并能分清各有关单位和采购业务人员的责任。“申请表”可采取一式二联，详细注明：申请单位和申请购物资的名称、规格型号（图号）、数量、价格、生产厂家、到货刚明等内容，一并交物资部门，由物资部门据此办理订货手续后，将其中一联退还申购单位，以表示答复。

　　2.签订“订货单位”，规范采购活动，除零星以及生产急需的物资采购可随时办理外，大量购货业务应尽可能签订合同（传真、信函必须加盖合同章），并按照程序要求采用物资订货合同审核单进行报审，以保证采购活动的规范化。“订货合同”是进行采购活动的一种业务执行凭证，也是双方应当共同遵守的一种契约。它不仅使采购业务在开始时就置于计划控制之下，而且便于对整个采购业务进行查询。

　　3.填写“入库验收单”，严格验收制度。有利于考核采购（业务员）人员的工作质量，划清采购人员与仓库保管员之间相互的经济责任，保证人库物资的准确性、安全性。

　　4.强化审查制度，严格审核购货业务的各种凭证。物资公司财务在正式记录采购业务、支付货款之前，应对有关的原始凭证，包括发票、运输发票、入库验收单、订货合同等进行认真的审查、核对。不仅审查每一张凭证的购货数量和金额计算的正确性，还要检查各种凭证之间内容和时间是否相符，责任是否明确，手续是否清楚等。若发现问题，应及时查明原因，分清责任，合理解决。

　　二、建立合格分供方档案和物资采购统计档案制度，对市场进行充分调查和信息收集分析

　　企业的采购管理要达到一定水平，特别是对于已取得IS090002质量管理体系认证资格的煤炭企业，管理工作更要上档次、上台阶。应充分注重对采购市场的调查和信息的收集、整理，以便充分了解市场的状况和价格走势，为物资采购决策提供依据。一是要对合格的供方建立档案，其档案内容包括分供方调查、合格分供方评定、分供方质量保证体系、资质证书、产品合格证、安全标志证书、联系方式、供货记录等；二是要对主要采购物资建立价格记录档案，对每一批采购物资的报价，应首先与归档的物资价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊情况，原则上采购价不能超过档案记录中的价格水平。要建立企业物资采购工作领导组织机构，定期监督审核物资采购工作，收集有关的物资价格信息；分析、评价现有的物资价格水平；应对物资运输费用进行严格审查，杜绝跑、冒、滴、漏；并对建档的资料进行比较评价和采取相应的措施。

　　三、建立受权审批制度，实行分级分类管理

　　1.根据集团的实际情况，确定物资采购的审批权限和责任、范围，实行分级、分类管理。如对耗用量多，金额高的大宗物资，由集团领导确定价格，控制上展，质量标准和主要供货渠道；常用材料、低耗品等，其价格控制权可根据采购金额大小，授权由物资公司经理决定报审；而成套设备、大型材料、专项工程主要物资等的购置，则采取选准供货方，由集团统一集中有关部门共同谈价的方式进行，决定后由物资公司运作。

　　2.建立“三审一检”制度（即采购计划审核、合同审核、质量检测和票据审核），严格考核。集团资产财务部结合价格评价对重点监控的物资应定期定出标准采购的可控价格。物资公司要结合制订有效办法，促使采购业务人员积极努力寻找货源，比价采购，尽量降低采购成本。对完成好的采购人员要进行必要的奖励；对玩忽职守，不负责任，甚至在采购交往中不惜集团利益，中饱私囊，损害集团声誉，造成影响的采购人员坚决严肃处理；建立采购员在外办事轮岗制度，进行必要的约束和工作的比较。

　　3.通过付款方式的选择来降低采购成本，若资金较充裕时，则可采用货到付款方式和部份预付款方式，可以带来适度的价格折让。

　　四、提高员工成本意识，进一步抓好物资采购成本管理