文书档案信息的电子化

　　摘要：文书档案在当前社会发展中起着不可忽视的作用，是档案工作的重要组成部分和核心内容。随着当前社会发展过程中对各种电子信息技术应用的不断增加，在其发展和使用的过程中是主要的管理控制方式。但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。笔者将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点，同时对其劣势提出解决办法。

　　关键词：文书档案；电子化；科学化

　　科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。文书档案信息的电子化涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

　　1文书档案信息电子化的作用

　　1.1充分利用和发挥计算机的潜能，提高利用率

　　目前大多数单位档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

　　1.2提高档案信息的时效性

　　档案信息的电子化，工作人员可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序。

　　1.3档案信息可多份复制，拓宽了服务范围。

　　2文书档案信息电子化的优点

　　2.1电子档案能使办公效率大大提高

　　电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

　　2.2电子传输，实现资源共享

　　在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，极大地提高了档案利用工作的质量和效率，通过网络服务这个宽广的平台，可以及时了解档案室概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

　　2.3电子文件保存具有很强的稳定性

　　与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

　　2.4提高了文件传递的速度和安全性

　　以往文书档案办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失、延误的情况时有发生，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

　　3文书档案信息电子化管理中存在的问题

　　3.1电子档案真实性难以保障

　　因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

　　3.2电子档案的安全性问题日益突出

　　目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。