信息化条件下原始纸质档案必要性的探讨

　　摘要：电脑和互联网出现以后，档案出现了新的存在形式：电子档案。电子档案具有易于保存、搜索快速、传输便捷等特点，在社会生活中发挥着越来越大的作用。但尽管如此，原始纸质档案在档案工作中仍然非常重要，信息化条件下原始纸质档案的存在仍然具有一定的必要性。本文探讨了这种必要性，有利于启发档案工作人员在现实工作中增强对原始纸质档案的重视。

　　关键词：纸质档案；必要性；探讨

　　进入信息化时代以后，档案工作发生了翻天覆地的变化。通过电子计算机保存、处理档案高效、准确，通过互联网传输档案快捷、方便。为此，在信息化的背景下，加快档案的电子化是大势所趋。但尽管如此，原始纸质档案仍然有着重要的作用。在快速推进档案电子化的同时，做好原始纸质档案的留存仍然很必要。

　　1原始纸质档案具有传统的认同价值

　　相比于进入信息化的几十年，人类使用纸的时间已经有一千多年了。纸给人类社会带来了深厚的文明积淀，纸所承载的东西深深地影响了人类的信仰。纸质档案一千多年来，广泛地为官方和民间认可。在民间，群众一直以在纸上签字画押为最高的效力。在工农业生产中，纸质档案的作用仍然发挥着举足轻重的作用，例如建筑设计中，由于纸图的重要，使用的图纸往往“分为硫酸纸图、蓝图、白图三种”[1]，这三种图纸的功能、质地、清晰度不同，可以在不同的场合下使用，并不能够被电子图纸所取代。在官方，公元403年，桓玄代晋，下令政府公文全部用纸，“今诸用简者，皆以黄纸代之”。自此以后，纸质档案就一直得到官方的认可。在今天，政府的所使用的重要文件基本都是纸质的形式。在法律上，原始纸质档案是比电子档案更重要的证据。在纸质档案出现之前，中国社会的档案，是以简或帛的形式存在的。简帛档案只流行了几百年就被纸质档案替代，而纸质档案已经流行了一千多年依然没有被另一种档案形式完全取代的迹象，这足以证明纸质档案的优越性和很高的社会认同价值。原始纸质档案这种社会认同价值，除了历史的原因以外，还跟它的可感性强、可触摸性、珍稀性、不易被篡改等特性有关，而这些要项正是电子档案的软肋。

　　2原始纸质档案是电子档案的基础

　　档案是有继承性的，在进入信息化之前的档案基本上都是以纸质性质存在的。在中国，则以1994年加入国际互联网为分界线，之前的档案基本上都是纸质档案。那么这些档案是电子档案的现实基础，在进行电子档案建设的时候，这些浩繁的纸质档案就是基础，包括政府公文、法律文书、产权证明、毕业证书、结婚证等等。所以说，即使电子档案自身没有技术缺陷，电子档案在技术上和社会认同上可以完全取代纸质档案，但也需要很长的时间。近的说，把建国以来60多年积累的所有纸质档案转换成电子档案就需要很长的时间，远的说如果把我国历史上从使用纸张积累下来的所有纸质档案都转换成电子档案恐怕也需要几百年的时间。

　　在现实的社会生活中，很多时候也是先产生纸质档案，然后再进行电子档案的转换，比如，各种合同、账本。电子档案只能在纸质合同和账本上进行制作，在此情况下，合同、账本就具有了珍贵的原始性、稀缺性和真实性，无论电子档案制作的多么清晰、明了，都不能彻底取代原始纸质档案。如果从法律的角度看，“保证电子档案法律效力的前提是确保其原始性和真实性，确保其具有凭据能力和法律效力”[2]，但是单凭电子档案本身是难以做到的，一般情况下需要纸质档案作为补充和佐证。

　　3原始纸质档案有利于一部分人使用

　　人类虽然已经进入信息时代，但信息化还处在一个刚刚开始的阶段，信息化的影响还刚刚开始。在一部分人为信息化的优势而高呼的同时，另一部分人也执着地坚持传统。比如，作为客户交易档案的电子银行卡在很多地区都非常普及，但在偏远地区，群众还是普遍使用存折，每一次交易以后，白纸黑字显示的非常清楚，群众心里非常踏实。虽然出于信息化的便捷考虑，纸质存折在一些银行渐受冷落，但愿用存折的仍然大有人在。对于一部分居民来说，“银行存折是一个有着特殊含义的本子，它不仅历史悠久，并且曾一度是财富的象征”[3]。一些年龄偏大的人，运用电脑和网络不熟练，也偏好于纸质档案，纸版书、信函在这部分人中仍然有很大的市场。